লিব্রে অফিস রাইটার টিউটোরিয়াল: একই নথিতে ভিন্ন ধরণের পৃষ্ঠা এবং নম্বর দেয়া

ভূমিকা

একটা রিপোর্ট বইয়ে কয়েকরকম পৃষ্ঠা রাখার দরকার হতে পারে। সবচেয়ে কমন হল একটা টপ/ফার্স্ট/কভার পেজ থাকে, তারপর সূচীপত্র-অ্যাকনলেজমেন্ট-অ্যাব্রিভিয়েশনস-ইত্যাদি দেয়ার জন্য কিছু পাতা থাকে তারপর মূল ডকুমেন্ট থাকে। মূল লেখার পূর্বের এই “ফ্রন্ট ম্যাটারস” বা প্রথম দিকের পৃষ্ঠাগুলোর নিচে রোমান সংখ্যা দিয়ে পৃষ্ঠা নম্বর দেয়া হয় (i, ii, iii, iv, v … x, xi, …) আর মূল লেখাতে আবার সাধারণ পৃষ্ঠা নম্বর (১, ২, ৩ … ) দেয়া হয়। নিচের চিত্রে (চিত্র ১) বিষয়টা তুলে ধরা হল: লক্ষ্য করবেন যে চিত্রের নিচের দিকে বাম কোনায় ১/২৪ লেখা আছে, অর্থাৎ এই ডকুমেন্টে মোট ২৪টি পাতা আছে, যার প্রথম পাতাটি এখানে সিলেক্টেড (নীল বর্ডার) অবস্থায় আছে; এছাড়া এই ডিসপ্লেতে মোট ৮টি পৃষ্ঠা দেখাচ্ছে বাকীগুলো দেখতে স্ক্রল করতে হবে।

চিত্র ১: একই ডকুমেন্টে বিভিন্ন রকম পৃষ্ঠার সন্নিবেশের উদাহরণ

এই টিউটোরিয়ালে এই ধরণের পৃষ্ঠা তৈরীর কৌশল দেখবো। আগের টিউটোরিয়ালের চিত্র ২২ লক্ষ্য করলে সেটাতে সূচীপত্র সহ আপাতত ৩টি পৃষ্ঠা আছে লক্ষ্য করা যায়। ওটাতেই আমরা এই কৌশল প্রয়োগ করে যা করবো তা হল: ক) শুরুতে ১টি কভার পেজ, যার নিচে কোনো পৃষ্ঠা নম্বর থাকবে না। খ) এরপর ৪টি ইনডেক্স পেজ, যার নিচে রোমান পৃষ্ঠা নম্বর থাকবে তবে এর পৃষ্ঠা নম্বর শুরু হবে ii থেকে, কারণ কভার পেজ হল ১ম পৃষ্ঠা। গ) সাধারণ পৃষ্ঠা যার নিচে Page-1, Page-2 … এভাবে পৃষ্ঠা নং লেখা থাকবে।

বিভিন্ন প্রকার পৃষ্ঠা যোগ করা

সর্বপ্রথমে আগের ডকুমেন্টের সূচীপত্রটি মুছে দিলে কাজে সুবিধা হবে। সূচীপত্রের উপর মাউসের ডান ক্লিকে যেই মেনু আসবে সেখান থেকে Delete Index/Table ক্লিক করলেই সূচীপত্র মুছে যাবে (চিত্র ২)।

চিত্র: সূচীপত্র মুছা

এবার ঐ ফাঁকা প্রথম পাতায় কার্সার রেখে মেনু থেকে Insert → Manual Break দিলে চিত্র ৩ এর মত Insert Break এর উইন্ডো আসবে। সেখানে ডানদিকের উইন্ডোর মত করে Style = Default Style এবং Change page number এ চেকবক্স চেক দিয়ে OK দিলে একটা নতুন পেজ খুলবে।

চিত্র ৩: বিশেষ ধরণের পেজ ব্রেক দেয়া

পেজ ব্রেক যে হয়েছে সেটা বোঝার কয়েকটা উপায় আছে যা পরবর্তী চিত্রে (চিত্র ৪) দেখানো হল। স্ক্রল করার সময়ে দুটি পৃষ্ঠার মাঝে একটা অতিরিক্ত ডট ডট লাইন দেখা যাবে - যা পেজ ব্রেক নির্দেশ করে। এছাড়া ব্রেকের পর নতুন পেজ নম্বর দেয়ার অপশন দেয়ায় নিচের স্ট্যাটাস বারের বাম কোনায় এটা প্রথম পৃষ্ঠা না হওয়া সত্বেও ১ম পাতা দেখাবে (চিত্র দ্রষ্টব্য)।

চিত্র ৪: পেজ ব্রক যে হয়েছে - সেটা বোঝার উপায়

দ্রুত চেনার সুবিধার্থে এই পাতায় দুয়েকটা শব্দ লিখে রাখতে পারেন। এবার আবার ১ম পাতায় গিয়ে আগেরবারের মতই Insert → Manual Break দিয়ে আরেকটা নতুন পেজ আনতে হবে। তবে এতে Style = Default Style এবং Change page number এ চেকবক্স আনচেক দিয়ে OK দিবেন। OK দেয়ার পর যেই পৃষ্ঠা খুলবে সেটাতে চিত্র ৫ এর মত বৈশিষ্ট দেখতে পারবেন।

চিত্র ৫:আরেকটা নতুন পেজ ব্রেক হয়েছে - সেটা বোঝার উপায়

তাহলে আমাদের ডকুমেন্টে উদ্দিষ্ট ৩ প্রকার পৃষ্ঠা দেয়ার জন্য প্রয়োজনীয় ২টি ম্যানুয়াল পেজ ব্রেক দেয়া হয়ে গেছে। ইতিমধ্যেই  এর মধ্যে ২য় ভাগটি Index হিসেবে বলা হয়েছে। এবার প্রথম পাতাটাকে Default Style এর বদলে First Page হিসেবে ডিক্লেয়ার করতে হবে। এজন্য প্রথম পৃষ্ঠাতে কার্সার রেখে নিচের স্ট্যাটাস বারে যেখানে Default Style লেখা সেখানে মাউসের ডান ক্লিকে একটা মেনু খুলবে। সেখান থেকে First Page ক্লিক করলেই ঐ পাতা উদ্দিষ্ট ফরম্যাট গ্রহণ করবে। চিত্র ৬ এ এই বিষয়টা দেখানো হয়েছে। তবে এখানে সম্পুর্ন বিষয়টা বোঝার সুবিধার্থে জুম কমিয়ে সবগুলো পৃষ্ঠা একত্রে দেখা হচ্ছে - যা জরুরী নয়। এই উপায়ে ম্যানুয়াল পেজ ব্রেক দিয়ে আলাদা করা যে কোন অংশকেই সহজে নির্দিষ্ট ফরম্যাটে পরিণত করা যাবে।

চিত্র ৬: সহজেই পৃষ্ঠার ধরণ পরিবর্তন (First Page)

ভিন্ন রকম পৃষ্ঠা নম্বর দেয়া

ভিন্ন রকম পৃষ্ঠা তৈরীর একটা মূল উদ্দেশ্য ছিল প্রথম অংশে (Index pageএ) রোমান পৃষ্ঠা নম্বর দেয়া। যেহেতু ফুটারে  পৃষ্ঠা নম্বর দিতে হয় তাই প্রথমে ফুটার যোগ করতে হবে। আমরা প্রথমে Default Style এর পাতায় ফুটার দিয়ে তাতে পৃষ্ঠা নম্বর দেব। এরপর Index টাইপের পাতায় ফুটার দিয়ে তাতে পৃষ্ঠা নম্বর দিব এবং তারপর পৃষ্ঠা নম্বরের ফরম্যাটকে রোমান সংখ্যায় পরিবর্তন করে দেব। সবশেষে Index অংশের মধ্যেই Ctrl+এন্টার দিয়ে পৃষ্ঠার সংখ্যা বাড়িয়ে এর ইফেক্ট দেখবো।
প্রথমে মূল লেখালেখির অংশ অর্থাৎ Default style এর পাতায় ফুটার দেয়ার জন্য মেনু থেকে Insert → Footer → Default Style দেই (চিত্র ৭)। এরকম করলে এই মেনুতে Default Style লেখার পাশে চেকবক্সটা চেক হয়ে যাবে আর আপনার পয়েন্টার/কার্সার ঐ স্টাইলের পাতার ফুটারে চলে যাবে।

চিত্র ৭: Default পাতায় ফুটার দেয়ার মেনু কমান্ড

এবার পৃষ্ঠা নম্বর দেয়ার জন্য আবার মেনু থেকে Insert → Fields → Page Number এ ক্লিক করি (চিত্র ৮)। এতে ফুটারের বাম প্রান্তে একটা নম্বর যুক্ত হয়ে যাবে। দেখতে সুন্দর দেখানোর জন্য এর আগে “Page_“ কথাটা টাইপ করে পুরা জিনিষটাকে ডান দিকে নিয়ে আসতে পারি। ডানে আনার জন্য কিবোর্ড থেকে Ctrl+R দিতে পারেন কিংবা টুলবারের বাটন ব্যবহার করতে পারেন।

চিত্র ৮: ফুটারে পেজ নম্বর দেয়ার মেনু কমান্ড

চিত্র ৯ এ Index পৃষ্ঠা বা পৃষ্ঠাগুলিতে ফুটার দেয়ার মেনু কমান্ড দেখানো হয়েছে। এই চিত্রে ডিফল্ট পৃষ্ঠায় দেয়া পৃষ্ঠা নম্বর দেখা যাচ্ছে - যা'র পূর্বে Page লেখা হয়েছে এবং ডানদিকে সরিয়ে রাখা হয়েছে।

চিত্র ৯: Index পাতায় ফুটার দেয়ার মেনু কমান্ড

এভাবে দেয়া পৃষ্ঠা নম্বরটি আগের মতই সংখ্যা আসে। সেটাকে রোমান সংখ্যায় পরিণত করার জন্য ঐ পৃষ্ঠা নাম্বারের উপরে ডবল-ক্লিক করতে হবে (কিংবা সংখ্যার আগে কার্সার রেখে মেনু থেকে Edit → Fields …)। এতে  চিত্র ১০ এর মত Edit Fields: Document উইন্ডো খুলবে। সেখান থেকে চিত্রের মত রোমান সংখ্যা সিলেক্ট করে OK ক্লিক করলেই সংখ্যাগুলো রোমান হয়ে যাবে।

চিত্র ১০: Index পৃষ্ঠার নম্বরকে রোমান পৃষ্ঠা নম্বরে পরিবর্তন করা

চিত্র ১১ তে জুম করে সবগুলো পৃষ্ঠা দেখা যাচ্ছে। এতে প্রথম পাতায় পৃষ্ঠা নম্বর নেই, পরে Index পাতায় রোমান নম্বর (সেন্টার এলাইনমেন্ট করা) এবং Default পাতায় সাধারণ পৃষ্ঠা নম্বর দেখা যাচ্ছে।

চিত্র ১১: পরিকল্পনামাফিক ভিন্ন ভিন্ন পাতায় ভিন্ন রকম পৃষ্ঠা নম্বর দেয়া সম্পন্ন হয়েছে

ফ্রন্ট ম্যাটারে আরো পৃষ্ঠা যোগ করতে Index পৃষ্ঠার লেখার শেষে কার্সার রেখে Ctrl+এন্টার চাপুন। দেখবেন নতুন খোলা পৃষ্ঠা একই প্রকৃতির এবং রোমান সংখ্যায় পৃষ্ঠা নম্বর সহ তৈরী হবে।